Digitale Auftragsakte
Vollständige digitale Auftragsabwicklung aus einer Hand.
Auftragsakte
Eine vollständige digitale Auftragsabwicklung, dabei alles auf einen Blick haben und standortunabhängig jederzeit darauf zugreifen? All das und vieles mehr erwartet Sie mit der digitalen Auftragsakte der ecm:one. Wir bieten Ihnen ein Rundumpaket zur Auftragsakte von der Auftragsbestätigung über den Lieferschein bis hin zur Rechnung – gut sortiert und revisionssicher zum höchsten Schutz Ihrer Aufträge.
Ihre Belege werden automatisiert in der passenden Akte archiviert und durchlaufen eine automatische Vollständigkeitsprüfung, welche Ihnen darlegt, ob relevante Dokumente wie beispielsweise die Rechnung noch fehlen. Einfach easy per Drag & Drop hochladen und branchenunabhängig einsetzbar unter Berücksichtigung der 10 jährigen Aufbewahrungsplicht (in d.velop documents) nach §147 AO.
ERP documents
Bei ecm:one ERP documents handelt es sich um die vollständige Archivierung aller homogenen Belege in Form von Ausgangsbelegen, Gehaltsabrechnungen oder Angeboten. Nach einmaliger Definition und Einrichtung des Beleglayouts laufen die im System hochgeladenen Belege automatisch durch und werden sofort archiviert und es besteht die zusätzliche Möglichkeit die Belege direkt vollständig kontiert an Ihren Steuerberater zu übergeben.
Durch die Vollständigkeitsprüfung von ERP documents wird automatisch die Vollständigkeit der Belge überprüft und dadurch fehlende Belege als auch Dubletten erkennen. Ihre Ausgangsbelege werden im Zusammenspiel mit d.velop documents GoBD-konform archiviert und die geforderte Aufbewahrungszeit von 10 Jahren wird garantiert.
DropZone – Digitaler Aktendeckel
Ihnen steht ein digitaler Aktendeckel in Form der DropZone zur Verfügung über den alle, in d.velop documents genutzten Belege, archiviert werden können. Das Hochladen kann dort easy per Drag & Drop stattfinden. Einfach das Dokument auf das Ablagefeld fallen lassen und dadurch automatisch hochladen. Der Aktendeckel ordnet die Dokumente automatisch über die Vorgangsnummer (z.B. Kunden‑, Lieferanten‑, Auftrags- oder Bestellnummer) zu. Zusätzlich kann das Dokument auch durch das Senden an eine zentrale E‑Mail Adresse angeliefert werden oder über die ecm:one FileShare- Schnittstelle.
ERP Integration – Lexoffice Schnittstelle
Wir bringen mit der ecm:one digitalen Auftragsakte nicht nur Ordnung in Ihre Aktenberge sondern haben mit Lexoffice auch die optimale Schnittstelle für Sie geschaffen. Dadurch lassen sich Ihre Belege in sekundenschnelle aus Lexoffice in die Digitale Auftragsakte übertragen und zusätzlich können weitere wichtige Dokumente easy per Drag & Drop mit anbinden und diese gemeinsam revisionssicher archivieren. Die Schnittstelle bietet Ihnen einen flexiblen Aktenplan, der auf Ihre Bedürfnisse und für die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe angepasst werden kann. All das völlig ungebunden vom Standort – über den PC oder das Tablet – und jederzeit griffbereit.
Sie nutzen ein anderes ERP-System? – Gar kein Problem, Anbindungen an weitere Systeme sind oftmals ohne Probleme einzurichten!
ecm:one
Digitale Auftragsakte für Lexoffice
Mehr Informationen im
d.velop storeecm:one
Digitale Auftragsakte for your ERP
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d.velop storePersönliche Erfahrungen – Meinungen unserer Kunden
doxx GmbH
IT-Projektmanager„Mit diesem Produkt können wir viele standardisierte Ausgangsbelege automatisch, kostengünstig und ohne Aufwand ins DMS speichern. Einfach ein Template mit pixelgenauen Textpositionen definieren, mit Regex auf Korrektheit prüfen und zukünftig diese Dokumente automatisch verarbeiten.“
Leonard Moos & Butzen GmbH
Judith Janssen, Buchhaltung„Nicht zu viel versprochen – all unsere Ausgangsrechnungen und Wiegenoten werden seit 2 Monaten automatisch archiviert!“
So gelingt der perfekte Start
Innerhalb des 4‑wöchigen kostenlosen Testzeitraums findet die Einrichtung der digitalen Auftragsakte statt – sodass Sie bei Echtstart sofort loslegen können.
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Einrichtung d.velop documents
Der erste Schritt ist die Einrichtung des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents. Dazu gehört z.B. die Einrichtung des Aktenplans, die Vergabe von Berechtigungen und das Erstellen von Gruppen.
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Archivierung von Altakten
Vor dem produktiven Arbeiten mit Ihren Auftragsakten muss das System gefüllt werden – mit allen Dokumenten, die zu diesem Zeitpunkt weiter aufbewahrt werden müssen. Die ecm:one steht dabei sowohl mit Scannern, als auch Know-How für Einstellungen und Rahmenbedingungen zur Seite.
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Schnittstelle zu Ihrem ERP-System
Auch die Schnittstelle zu Lexoffice oder einem anderen ERP-System gehört mit zu den ersten Schritten bei der Einrichtung der digitalen Auftragsakte. So können die ausgehenden Belege sofort revisionssicher abgelegt werden.
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Start
Es kann losgehen! Ihr System ist vollständig konfiguriert und alle Daten eingespielt. Sie können ab dem ersten Tag vollumfänglich arbeiten und sind bereits bestens vorbereitet.