Das DATEV DMS classic wird zum 31.12.2023 abgekündigt – die Wartungs- und Servicezusage der DATEV eG und dem Hersteller Saperion endet und damit stehen viele Nutzer vor einer wichtigen Entscheidung: Was bedeutet dies für bestehende Systeme und welche Schritte müssen nun eingeleitet werden? Wir informieren Sie über alle wichtigen Informationen und was ab jetzt zu tun ist:
Fest steht: Zum 31.12.2023 benötigen Sie ein neues Dokumentenmanagementsytem mit einer Anbindung an Ihre DATEV ERV.
Die Frage: Wie genau wird das nun umgesetzt?Was bedeutet die Abkündigung konkret?
- Die Software und alle dazugehörigen Komponenten (wie z.B. der Exportassistent) müssen laut DATEV AGB deinstalliert sein, da das Nutzungsrecht erlischt
- Zugriff auf die dort liegenden Dateien erlischt – ein Export in ein neues DMS-System aller Daten muss stattgefunden haben
- Einrichtung des neuen DMS und Anbindung an DATEV müssen vorliegen, um einen geregelten Arbeitsablauf weiter gewährleisten zu können
Eine neue Lösung muss her!
Eine Lösung, die die bestehenden Funktionen des DATEV DMS classic übernimmt und im besten Falle mehr Funktionalität und Erleichterung im Arbeitsalltag bereithält, muss nun gefunden werden. Die ecm:one möchte Sie bei diesem Prozess unterstützen und hat daher eine Roadmap erstellt, die für die Umstellung als Guideline dienen kann.
Recherche: Was für Funktionen brauche ich ich?
Zuerst sollte man sich die Frage beantworten, welche Funktionen das neue DMS und die Rechnungsanbindung an DATEV erfüllen sollte. Dabei ist weniger die Frage, wie wird es erreicht, sondern was soll erreicht werden – welche Aufgaben sollen automatisiert werden, kommt ein modernes Cloud-basiertes System in Frage, wann findet die Übergabe an DATEV statt?Auswahl eines neuen IT-Partners
Mit der Einführung eines neuen DMS wird nicht nur die Software neu gestaltet: Ein neuer IT-Dienstleister ist ab sofort an Ihrer Seite. Auch hier empfiehlt sich eine Recherche, bspw. anhand von Referenzen, Empfehlungen von anderen Unternehmen oder anhand von Partnernetzwerken. Auch auf das Know-How in Bereichen wie Digitalisierung, moderne Technologien und Sicherheitsstandards sollte geachtet werden! Eine enge Zusammenarbeit über viele Jahre steht bevor – ein vertrauensvolles Verhältnis sollte mit auf der Prioritäten Liste stehen!
Auswahl einer neuen Lösung
Die Auswahl der neuen Lösung ist der wohl wichtigste Schritt. Die neue Lösung sollte für lange Zeit bestehen bleiben, dabei stets aktuell und modern bleiben und alle Anforderungen erfüllen. Kriterien einer neuen DMS Lösung sind aus unserer Sicht z.B. die mögliche Abbildung aller geschäftsrelevanten Vorgänge, die intuitive Schnittstelle an DATEV, eine mobile Nutzung, mögliche Skalierung und eine unkomplizierte Einführung im Unternehmen. Weitere Kriterien, wie z.B. die individuelle Anpassung durch den IT- Dienstleister, Anbindungen an bereits genutzte Programme sollten je nach Bedarf ebenfalls mit betrachtet werden.
Umstellungsprozess
Sobald sowohl der neue IT-Dienstleister, als auch die neue DMS-Lösung gefunden wurde, beginnt der Umstellungsprozess. Die Daten müssen mithilfe des DATEV Export-Tools exportiert und dann in das bestehende System migriert werden. Hier muss zu diesem Zeitpunkt die Einrichtung schon soweit fortgeschritten sein, dass die Dokumente in passende Akten- und Kategorie Strukturen eingefügt werden können. Auch Berechtigungen, User und Zugriffe sollten definiert und eingerichtet werden.Go-Live
Nach der Einrichtung erfolgt das GO-Live des Projekts. Mitarbeiter werden geschult, das Programm wird aktiv geschaltet und es sollte alles Grundlegende eingerichtet sein. In bspw. wöchentlichen Meetings kann das System feingeschliffen werden und das produktive Arbeiten wird gestartet.Dieser Prozess nimmt in der Regel einige Monate in Anspruch – und das Kündigungsdatum mit dem 31.12.2023 steht bereits fest! Planen Sie also entsprechend genug Zeit ein und starten Sie alsbald mit den nötigen Vorbereitungen. Gerne stehen wir Ihnen in allen Schritten tatkräftig beiseite.
Unsere Allorund-Lösung: ecm:one Invoices for DATEV & d.velop documents
Gerne möchten wir Ihnen an dieser Stelle unsere Lösung für den perfekten Umstieg zeigen: Ein erstklassiges Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG, veredelt mit unserer erfolgreichsten App: ecm:one Invoices for DATEV – hiermit gelingt die Rechnungserkennung, mit anschließendem Prüfungsworkflow und der Übergabe an DATEV spielend. Das DMS System unseres Partners d.velop bietet dabei eine sichere und moderne Cloud-Basis für ihre Dokumente.
ecm:one
Invoices for DATEV
Mehr erfahrenDigitales DMS d.velop documents
Mehr erfahrenWir hoffen Sie mit diesem Artikel umfangreich über die Abkündigung des DATEV DMS classic und dessen Folgen informieren zu können. Gerne geben wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch weitere Einblicke in das Thema, unser Angebot und beantworten Ihre Fragen – rufen Sie dazu einfach bei uns unter +49251–20247030 an, schreiben Sie uns eine E‑Mail oder füllen Sie unser Kontaktformular aus. Wir freuen uns auf Sie!
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