Mit dem Digital-Office-Management Schritt fürSchritt zur effizientenBüroorganisation.

Digital Office Management – Die volle Portion Organisation und Digitalisierung für Ihr digitales Büro

Akten verwalten, Dokumente ablegen, Termine und Mails erstellen und Vorlagen erstellen – alltägliche Aufgaben in Büros, die Zeit kosten, oft von Medienbrüchen geprägt sind und ein hohes Maß an Organisation verlangen. Mit dem Digital Office Management werden diese alltäglichen Aufgaben für Sie zu leichten und schnell abgearbeiteten To Do’s.

Egal ob im Sekretariat, in der Fachabteilung oder für den Einzelkämpfer, egal ob Projekt‑, Vertrags‑, Personal- oder Mandatsakten: Das Digital Office Management bietet die richtige Unterstützung für alle Geschäftsprozesse und gestaltet das Arbeiten leichter!

Vorlagenmanagement – Dokumente erstellen per Klick

Mit dem Template Management können Dokumente mit einem Klick aus Vorlagen erstellt werden. Die Erstellung erfolgt direkt in der passenden Akte und die Vorlagen füllen sich automatisch mit den Informationen der spezifischen Akte. Vorlagen können im Office Format Word, Excel und PowerPoint hinterlegt werden und können nach dem Erstellen direkt im Browser weiter bearbeitet werden.

Das Erstellen von Vorlagen in der Akte spart Zeit, die benötigten Dokumente liegen genau da bereit, wo sie benötigt werden und das automatische Ausfüllen mit den aktenspezifischen Eigenschaften erleichtert das Ausfüllen weiterhin.

Office Integration – Termine und Mails schnell erstellt

Mit der Integration in Microsoft Office können Termin und Mails direkt an einer Akte erstellt werden. Nachfragen zu Dokumenten und Terminerstellungen für Besprechungen werden so in wenigen Klicks eingestellt und nehmen Ihnen viele organisatorische Aufgaben ab.

DropZone – Digitaler Aktendeckel

Ihnen steht ein digitaler Aktendeckel in Form der DropZone zur Verfügung über den alle, in d.velop documents genutzten Belege, archiviert werden können. Das Hochladen kann dort easy per Drag & Drop stattfinden. Einfach das Dokument auf das Ablagefeld fallen lassen und dadurch automatisch hochladen. Der Aktendeckel ordnet die Dokumente automatisch über die Vorgangsnummer (z.B. Kunden‑, Lieferanten‑, Auftrags- oder Bestellnummer) zu. Zusätzlich kann das Dokument auch durch das Senden an eine zentrale E‑Mail Adresse angeliefert werden oder über die ecm:one FileShare- Schnittstelle.

MEHR ERFAHREN (PDF)

Wir bieten das Office Management in verschiedenen Varianten an – von der einzelnen Aktenablage, über eine Erweiterung mit dem Vorlagenmanagement bis hin zu unserer beliebtesten App – dem Digital Office Management

Digital Office Management: Die Zukunft der Büroorganisation

Melden Sie sich zu unserem Webinar an und bekommen Sie einen exklusiven Einblick in die Möglichkeiten des Digital Office Management. Lassen Sie sich in unserem Webinar inspirieren von Features, die Ihr Büro Stück für Stück effizienter machen und den Büroalltag erleichtern.

So gelingt der perfekte Start

Innerhalb des 4‑wöchigen kostenlosen Testzeitraums findet die erste Einrichtung des Digital Office Management statt – sodass Sie bei Echtstart sofort loslegen können.

  1. Einrichtung d.velop documents

    Der erste Schritt ist die Einrichtung des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents. Dazu gehört z.B. die Einrichtung des Aktenplans, die Vergabe von Berechtigungen und das Erstellen von Gruppen.

  2. Einrichtung des Digital Office Managements

    Nun steht die Einrichtung Ihres digitalen Büros an. Gemeinsam gehen wir alle Funktionen durch und richten diese ein. So können bspw. die einzelnen DropZones gebildet werden, der Aktenplan auf Ihre speziellen Wünsche angepasst und Microsoft Office Word‑, PowerPoint‑, Excel- und Terminvorlagen erstellt werden. Mit der Einrichtung des HotKey können Sie die Volltextsuche des DMS optimal ausnutzen und nach dem Einspielen des Bearbeitungsworkflows erste Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter versenden.

  3. Testen, testen, testen

    Nach der Ersteinrichtung sind Sie an der Reihe – testen Sie die Funktionen auf Herz und Nieren. In unseren gemeinsamen Weeklys tauschen wir uns über Ihre Fragen und Anmerkungen aus und richten das System weiter ein.

  4. Start

    Es kann losgehen! Ihr System ist vollständig konfiguriert und alle Daten eingespielt. Sie können ab dem ersten Tag vollumfänglich arbeiten und sind bereits bestens vorbereitet.

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