Digital Office Management

Digital Office Manage­ment – Die volle Portion Orga­ni­sa­tion und Digi­ta­li­sie­rung für Ihr digi­tales Büro

Akten verwalten, Doku­mente ablegen, Termine und Mails erstellen und Vorlagen erstellen – alltäg­liche Aufgaben in Büros, die Zeit kosten, oft von Medi­en­brü­chen geprägt sind und ein hohes Maß an Orga­ni­sa­tion verlangen. Mit dem Digital Office Manage­ment werden diese alltäg­li­chen Aufgaben für Sie zu leichten und schnell abge­ar­bei­teten To Do’s.

Egal ob im Sekre­ta­riat, in der Fach­ab­tei­lung oder für den Einzel­kämpfer, egal ob Projekt‑, Vertrags‑, Personal- oder Mandats­akten: Das Digital Office Manage­ment bietet die rich­tige Unter­stüt­zung für alle Geschäfts­pro­zesse und gestaltet das Arbeiten leichter!

Vorla­gen­ma­nage­ment – Doku­mente erstellen per Klick

Mit dem Temp­late Manage­ment können Doku­mente mit einem Klick aus Vorlagen erstellt werden. Die Erstel­lung erfolgt direkt in der passenden Akte und die Vorlagen füllen sich auto­ma­tisch mit den Infor­ma­tionen der spezi­fi­schen Akte. Vorlagen können im Office Format Word, Excel und Power­Point hinter­legt werden und können nach dem Erstellen direkt im Browser weiter bear­beitet werden. 

Das Erstellen von Vorlagen in der Akte spart Zeit, die benö­tigten Doku­mente liegen genau da bereit, wo sie benö­tigt werden und das auto­ma­ti­sche Ausfüllen mit den akten­spe­zi­fi­schen Eigen­schaften erleich­tert das Ausfüllen weiterhin.

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Drop­Zone – Digi­taler Aktendeckel

Ihnen steht ein digi­taler Akten­de­ckel in Form der Drop­Zone zur Verfü­gung über den alle, in d.velop docu­ments genutzten Belege, archi­viert werden können. Das Hoch­laden kann dort easy per Drag & Drop statt­finden. Einfach das Doku­ment auf das Abla­ge­feld fallen lassen und dadurch auto­ma­tisch hoch­laden. Der Akten­de­ckel ordnet die Doku­mente auto­ma­tisch über die Vorgangs­nummer (z.B. Kunden‑, Lieferanten‑, Auftrags- oder Bestell­nummer) zu. Zusätz­lich kann das Doku­ment auch durch das Senden an eine zentrale E‑Mail Adresse ange­lie­fert werden oder über die ecm:one File­Share- Schnittstelle.

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Office Inte­gra­tion – Termine und Mails schnell erstellt

Mit der Inte­gra­tion in Micro­soft Office können Termin und Mails direkt an einer Akte erstellt werden. Nach­fragen zu Doku­menten und Termi­ner­stel­lungen für Bespre­chungen werden so in wenigen Klicks einge­stellt und nehmen Ihnen viele orga­ni­sa­to­ri­sche Aufgaben ab.

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Wir bieten das Office Manage­ment in verschie­denen Vari­anten an – von der einzelnen Akten­ab­lage, über eine Erwei­te­rung mit dem Vorla­gen­ma­nage­ment bis hin zu unserer belieb­testen App – dem Digital Office Management

ecm:one Drop­Zone

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Digital Office Manage­ment: Die Zukunft der Büroorganisation

Melden Sie sich zu unserem Webinar an und bekommen Sie einen exklu­siven Einblick in die Möglich­keiten des Digital Office Manage­ment. Lassen Sie sich in unserem Webinar inspi­rieren von Features, die Ihr Büro Stück für Stück effi­zi­enter machen und den Büro­alltag erleichtern.

So gelingt der perfekte Start

Inner­halb des 4‑wöchigen kosten­losen Test­zeit­raums findet die erste Einrich­tung des Digital Office Manage­ment statt
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sodass Sie bei Echt­start sofort loslegen können.

Einrich­tung d.velop documents

Der erste Schritt ist die Einrich­tung des Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems d.velop docu­ments. Dazu gehört z.B. die Einrich­tung des Akten­plans, die Vergabe von Berech­ti­gungen und das Erstellen von Gruppen.

Einrich­tung des Digital Office Managements

Nun steht die Einrich­tung Ihres digi­talen Büros an. Gemeinsam gehen wir alle Funk­tionen durch und richten diese ein. So können bspw. die einzelnen Drop­Zones gebildet werden, der Akten­plan auf Ihre spezi­ellen Wünsche ange­passt und Micro­soft Office Word‑, PowerPoint‑, Excel- und Termin­vor­lagen erstellt werden.

Mit der Einrich­tung des HotKey können Sie die Voll­text­suche des DMS optimal ausnutzen und nach dem Einspielen des Bear­bei­tungs­work­flows erste Aufgaben an die zustän­digen Mitar­beiter versenden.

Testen, testen, testen

Nach der Erst­ein­rich­tung sind Sie an der Reihe – testen Sie die Funk­tionen auf Herz und Nieren. In unseren gemein­samen Weeklys tauschen wir uns über Ihre Fragen und Anmer­kungen aus und richten das System weiter ein.

Start

Es kann losgehen! Ihr System ist voll­ständig konfi­gu­riert und alle Daten einge­spielt. Sie können ab dem ersten Tag voll­um­fäng­lich arbeiten und sind bereits bestens vorbereitet.

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