Purchase-to-Pay
Purchase-to-Pay – perfekt verbunden zwischen ERP und DMS
Digitalisieren und Automatisieren Sie Ihren Einkauf: Von der Bestellplanung bis hin zur Bezahlung! Mit dem digitalen Beschaffungsworkflow der ecm:one beschleunigen Sie Ihre internen Prozesse und sparen somit wertvolle Zeit und Geld.
Mit der Größe des Unternehmen wachsen Prozesse deren Komplexität. Eine steigende Mitarbeiterzahl, Hierarchiestufen und Abteilungen – überall gibt es Anforderungen und Wünsche, die koordiniert, entschieden und administrativ abgearbeitet werden. Dies bedeutet neben einem hohen Planungs- und Absprechungsaufwand, auch viel Zeit, die investiert werden muss.
Mit einer digitalen Lösung, die die unterschiedlichen Systeme verbindet und somit durchgängige & schnelle Prozess fördert, lassen sich diese Herausforderungen bewältigen. Um diese umsetzen zu könne, empfiehlt sich eine ganzheitliche Analyse des aktuellen Prozesses und der Wunschvorstellung – so kann der aktuelle Prozess direkt verschlankt, notwendige Schritte hinzugefügt und ganzheitlich optimiert werden.
Weitere Informationen:
Was ist Purchase-to-Pay?
Der Purchase to Pay-Prozess, auch bekannt als Procure to Pay-Prozess oder Einkauf bis Bezahlung-Prozess, umfasst eine Reihe von Schritten im Unternehmen, die von der Beschaffung bis zur Rechnungszahlung reichen. Er beginnt mit der Bedarfsmeldung, geht über Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferung und endet bei der Rechnungsverarbeitung. Dieser Prozess optimiert die Beschaffung und Zahlung von Waren und Dienstleistungen und gewährleistet deren termingerechte Lieferung und Bezahlung.
Vorteile eines Purchase-to-Pay Prozesses für Unternehmen
Ein Unternehmen benötigt den Purchase-to-Pay Prozess, um eine effiziente und transparente Abwicklung des Beschaffungs- und Zahlungsvorgangs zu gewährleisten. Hier sind einige Gründe, warum ein solcher Prozess wichtig ist:
- Kostenkontrolle: Durch den Purchase-to-Pay Prozess kann das Unternehmen den Beschaffungsprozess überwachen und Kosten kontrollieren. Es ermöglicht die Festlegung von Budgets, die Überprüfung von Preisen und Verhandlungen mit Lieferanten, um wettbewerbsfähige Preise zu erzielen.
- Effizienz: Der Prozess optimiert den Workflow, indem er klare Schritte und Verantwortlichkeiten festlegt. Dadurch wird die Durchlaufzeit von der Bestellung bis zur Bezahlung verkürzt, Fehler minimiert und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Abteilungen gewährleistet.
- Transparenz und Compliance: Der Purchase to Pay-Prozess stellt sicher, dass alle Aktivitäten nachvollziehbar sind. Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsverarbeitung werden alle Schritte dokumentiert und ermöglichen eine prüfbare und rechtskonforme Beschaffung.
- Lieferantenmanagement: Durch den Prozess kann das Unternehmen eine geordnete Zusammenarbeit mit Lieferanten aufbauen. Es erleichtert die Auswahl und Bewertung von Lieferanten, Verhandlungen von Verträgen und die Überwachung der Lieferleistung, um die Qualität und Zuverlässigkeit der gelieferten Produkte sicherzustellen.
- Liquiditätsmanagement: Der Purchase-to-Pay Prozess ermöglicht eine bessere Planung und Steuerung der Zahlungsströme. Das Unternehmen kann die Fälligkeiten von Rechnungen überwachen, frühzeitig Zahlungen vorbereiten und dadurch eine optimale Liquiditätsposition sicherstellen.
Insgesamt trägt der Purchase-to-Pay Prozess dazu bei, den Beschaffungs- und Zahlungsvorgang effizienter, transparenter und kontrollierbarer zu machen. Durch eine strukturierte Abwicklung können Unternehmen Kosten senken, Risiken minimieren und die betriebliche Leistung verbessern.
Digitale Auftragsakte: Was ist das, wofür benötigen Unternehmen diese und was sind die Vorteile?
Kurzum: Alles! Das DMS ist dank digitaler Akten und einem dazugehörigen individualisierbaren Aktenplans in jedem Unternehmen einsetzbar. Digitale Akten sind genauso aufgebaut wie die klassische Papierakte. Alles an einem Ort gesammelt, beschriftet und geordnet. Die Vorteile: Mobiler Zugriff, Schutz vor Naturgewalten und Nachverfolgung, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Digitale Akten gibt es in jeder Form: Personalakten, Kunden- und Lieferantenakten, Mitgliederakten, Patientenakten und viele mehr! So individuell wie Ihr Unternehmen.
Bestellung anstoßen
Der Bedarf kann direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central oder in einem freien Formular im DMS dokumentiert werden. Die Bestellung kann dabei z.B. aufgrund von niedrigem Lagerbestand, Verträgen oder fehlendem (Büro-)Material angestoßen werden.
Schnittstellenmanagement
Gute Verbindungen sind das A und O: Das Schnittstellenmanagement verbindet Ihr Microsoft Dynamics 365 BC mit dem Dokumentenmanagement d.velop documents – Bestellinformationen, Stammdaten und Buchungsdaten werden in Echtzeit synchronisiert.
Genehmigungsworkflow
Nach der Übertragung der Bestellung an das DMS wird automatisch der 4- oder 6‑Augen Workflow gestartet, in dem alle benötigten Informationen und Entscheidungen zu der Bestellung integriert und dokumentiert werden. Nach der Entscheidungsfindung wird diese an Microsoft Dynamics zurück übergeben.
Der gesamte Purchase-to-Pay Prozess im Überblick
So oder so ähnlich kann ein intelligenter, transparenter und effizienter Beschaffungsworkflow auch bei Ihnen ablaufen. Durchdacht vom Anfang bis zum Ende und für jede Fragestellung eine Lösung parat:
Über den dokumentierten Bedarf in Business Central wird über einen digitalen Antrag inkl. Bestell und Beschaffungsakte der Freigabe Prozess gestartet. Mit einem 4 Augen Workflow wird der Bedarf gegen markt und historische Preise geprüft, die Budgets gesichtet und final die Beschaffungsentscheidung getroffen. Die Echtzeit Synchronisierung der Bestellanforderungen, der Entscheidungen und der dabei entstehenden Dokumente, wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sorgen dabei für einen transparenten und schnellen Prozess und Minimieren die Prozess und Einkaufskosten. Die Verarbeitung der abschließenden Rechnung in der digitalen ERV der ecm:one rundet den Prozess bis hin zur Bezahlung ab wenn alles passt, dann wird der Vorgang automatisch gebucht. Von der ersten Bestellidee bis zur Bezahlung innerhalb der Skontofrist finden alle Schritte in einem schnellen, digitalen und durchgängigen Prozess statt!
Einfach mal schauen, wie es aussehen kann. Das können Sie hier mit unserem “Blick ins System” – wir stellen typische Schritte im P2P Prozess dar und zeigen, wie einfach diese abgearbeitet werden können. Dies ist nur ein kleiner Einblick – gerne zeigen wir Ihnen in einer Live-Präsentation tiefergehende Funktionen. Wussten Sie schon? Testen Sie alle Funktionen für 4 Wochen kostenlos – so bekommen Sie direkt von Anfang an ein Gefühl für die digitale Arbeit, die Software und die Funktionen.
Sorry, your browser doesn’t support embedded videos.Schnelles Hochladen
Der Bedarf kann direkt im Microsoft Dynamics 365 Business Central dokumentiert werden. Hier können die ausgehandelten Rabatte und Preise direkt berücksichtigt und der Workflow im Dokumentenmanagement gestartet werden.
Sorry, your browser doesn’t support embedded videos.Genehmigungsworkflow
Der 4- oder 6‑Augen Genehmigungsworkflow unterstützt bei der transparenten Entscheidungsfindung und deren Dokumentation. Hier können alle relevanten Informationen und Dokumente angefügt werden. Die dort getroffene Entscheidung wird zurück an das Microsoft Dynamics 365 BC gesendet.
Sorry, your browser doesn’t support embedded videos.Übersichtliche Statistiken
Die Erkennung der eingehenden Einkaufsbelege (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen) erfolgt in der App ecm:one Invoices. Die Positionserkennung, das Matching der erkannten Positionsdaten mit den Bestelldaten, und die Übergabe der Buchungsdaten inklusive!
Unsere Lösungen im Bereich Purchase-to-Pay
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