Technologie ist ganz klar der Faktor, der die digitale Transformation vorwärtstreibt. Die Nutzung dieser neuen, technologischen Möglichkeiten allerdings hängt stark von der Akzeptanz dieser Lösungen ab. Die digitale Transformation geht also Hand in Hand mit einem generellen Kulturwandel, der jedes Unternehmen und jeden Mitarbeiter betrifft – und im Besonderen das Personalmanagement. Das nimmt in diesem Prozess nämlich eine zentrale Rolle ein.
1. Warum ist die Digitalisierung von HR-Prozessen von Bedeutung für Ihr Unternehmen?
Von dem Personalmanagement wird erwartet, dass es die Transformation im Unternehmen aktiv begleitet. Das gilt für HR-interne Prozesse ebenso wie für jegliche anderen Abläufe im Unternehmen. HR-Mitarbeitern, als Bezugs- und Vertrauenspersonen, kommt hier die Aufgabe der Vermittlung entgegen.
Das kann aber nicht funktionieren, wenn die internen Prozesse der HR (Human Ressources) – von der Verarbeitung von Urlaubsanträgen bis zur Anpassung des Gehalts – noch gar nicht digitalisiert sind. Die Personalabteilung steht also selbst ganz vorne mit dabei, wenn es um Digitalisierung geht.
2. Wo anfangen mit dem digitalen HR-Management?
Unser Vorschlag: Bei der digitalen Personalakte. Die Implementierung einer digitalen Personalakte ist der fundamentale Schritt in Richtung eines modernen, papierlosen und digitalisierten HR-Management.
Lassen Sie das Papier los – und werden Sie papierlos:
Wenn Personalakten in Papierform geführt werden, treten eine Reihe von Problemen auf:
Papierakten beanspruchen viel Platz, können jeweils nur von einer einzigen Person eingesehen werden, und das Durchforsten umfangreicher Akten ist zeitaufwändig und umständlich. Eine einzige, benötigte Information zu finden? Das kann zum absoluten Zeitfresser werden.
Auch in puncto Sicherheit weisen Papierakten große Schwächen auf: Der Schutz vor Zerstörung durch Feuer oder Wasser ist nur schwer zu gewährleisten, ebenso wie der Schutz sensibler Daten vor unberechtigtem Zugriff.
Der Wechsel in die digitale Personalakte scheint also durchaus der logische, erste Schritt in Richtung HR-Digitalisierung.
3. Was genau gehört in die digitale Personalakte?
In der Praxis entscheidet der Arbeitgeber selbst, welche Unterlagen in die Personalakte sollteN.
Hier einige häufig eingesetzte Beispiele zur Veranschaulichung:
- Amtliche Dokumente und Urkunden
- Personalbezogene- und Vertragsunterlagen: z.B. Bewerbungsunterlagen, laufende Arbeitsverträge und persönliche Informationen
- Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen: etwa Sozialversicherungsdokumente, Lohnsteuerbescheinigungen und Entgeltunterlagen
- Sonstiges, wie: AU-Bescheinigungen, Urlaubsanträge oder Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
4. Was sind die Vorteile der digitalen Personalakte?
Mobiles Arbeiten
Der gleichzeitige Abruf einer Akte von verschiedenen Standorten aus wird unterstützt – so können Mitarbeiter und die Personalabteilung bequem standortübergreifend arbeiten. Von jedem Gerät aus: Ob Laptop oder Tablet. Home-Office wird so zum Kinderspiel! Und auch im normalen Arbeitsalltag werden Prozesse beschleunigt und Wartezeiten nahezu vollständig beseitigt.
Schnelles Suchen und Finden
Nicht nur verschwinden Aktenstapel aus dem Büro und sorgen für mehr Platz – es wird auch keine Zeit mehr damit verschwendet, sich im Aktenlabyrinth zurechtzufinden. Mit der digitalen Personalakte ist das Auffinden von Informationen einfach und schnell: Tastenkombination eingeben und dank der Volltextsuche finden Sie sofort das Gesuchte in der richtigen Akte.
Fristenmanagement
Die automatisch Termin- und Fristenüberwachung gehört zu den Hauptfunktionen, die die digitale Personalakte bieten kann. Beispielsweise genügt ein Blick auf den Aktendeckel, um durch übersichtliche Grafiken an Fristen und fehlende Dokumente erinnert zu werden. Wird erkannt, dass die Frist eines Termins oder Vertrags erreicht ist, können automatisch Folgeaktionen erfolgen. So macht etwa eine E‑Mail oder die To-Do-Liste auf die zu begutachtende Akte aufmerksam und ein Workflow kann direkt eingeleitet werden. Deadlines verpassen? Das gehört damit in die Vergangenheit.
Datensicherheit – Na sicher.
Wie sensible Daten gehandhabt werden sollen, wird vom Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) vorgeschrieben. Speziell geht es darum, wie und wie lange man Dokumente archivieren darf, sowie wer diese einsehen und anpassen darf. Die wichtigsten Punkte kompakt auf einem Blick:
- Personalakten müssen digital durch Verschlüsselung gesichert werden
- Freigabe von Dokumenten nur an Diejenigen, die ein legitimes, berufsbedingtes Interesse haben
- Personendaten und Unterlagen müssen revisionssicher aufbewahrt werden
- Angestellte müssen zu der elektronischen Aufnahme ihrer Daten einwilligen
- Personalunterlagen sind in der Regel für mindestens drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzuheben (Ausnahmen: Steuerrecht: 6 Jahre; Für die Ermittlung des Betriebsgewinns erforderliche Unterlagen: 10 Jahre)
5. Wie funktioniert die Umstellung auf die digitale Personalakte?
Die Vorteile der digitalen Personalakte sind offensichtlich – trotzdem haben viele Unternehmen den Absprung noch nicht gewagt. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Ob aus unbegründeter Angst vor unkontrollierten Datenzugriff oder doch aus zu viel Respekt vor dem anfänglichen Aufwand der Dokumentendigitalisierung. Aber keine Sorge, die Umstellung kann viel leichter sein als anfänglich gedacht: mit der ecm:one Digitalen Personalakte für DATEV.
Die vorkonfigurierten Akten und Belegkategorien sorgen für einen sanften Einstieg und bereits vorhandene digitale Dokumente und Stamminformationen können ganz einfach aus Ihrer HR-Software (wie etwa DATEV) übernommen und zu organisierten Akten zusammengestellt werden.
Auch das Einpflegen neuer Personaldokumente wird zum Klacks:
Periodisch anfallende Dokumente, beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen, können mit der integrierten App ecm:one ERP documents automatisch in der entsprechenden Akte archiviert werden.
Nicht einheitliche Belege, welche unregelmäßig auftreten, lassen sich per Drag’n’Drop mit Hilfe des übersichtlichen Aktendeckels der ecm:one DropZone ablegen. Der jeweilige Dokumententyp wird direkt übernommen – und Ihre Personalakte ist auf dem neuesten Stand.
Sie sind bereit mit der Digitalen Personalakte für DATEV zu starten? Dann melden Sie sich doch bei uns! Wir begleiten Sie Schritt für Schritt auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.
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